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제 2 관 사무처장과 그 밖의 공증관과 문서고
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제 482 조 ① 교구청마다 사무처장이 선임되어야 한다. 그의 주요 임무는 교구청의 기록 문서들이 수집되고 정리되며 또한 교구청의 문서고에 보관되도록 보살피는 것이다. 다만 개별법으로 달리 정하여 있으면 그러하지 아니하다.
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② 필요하게 보이면 사무처장에게 사무차장 명칭의 보좌를 둘 수 있다.
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③ 사무처장과 사무차장은 그 자체로 교구청의 공증관들이고 비서들이다.
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제 483 조 ① 사무처장 외에도 모든 기록 문서들에 대하여서거나 재판 기록들에 한하여서거나 특정 안건들이나 업무의 기록 문서들에 한하여서거나 그들의 필기 즉 서명이 공신력을 내는 다른 공증관들도 선임될 수 있다.
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② 사무처장과 공증관들은 평판이 높고 흠잡힐 데 없는 이들이라야 한다. 사제의 명예가 걸린 사건들에서의 공증관은 사제이어야 한다.
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제 484 조 공증관들의 직무는 다음과 같다.
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1. 교령, 조치, 의무, 또는 그들의 작업이 요구되는 기타 사항에 관한 기록 문서와 증서를 작성하는 일.
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2. 실행된 것을 서면으로 충실히 기록하고, 여기에 장소와 연월일을 부 기하고 서명하는 일.
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3. 기록 문서나 증서를 합법적으로 청구하는 자에게 지킬 것은 지키면 서 등기부에서 제공하고 그 등본이 원본과 합치됨을 선언하는 일.
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제 485 조 사무처장과 그 밖의 공증관들은 그 직무로부터 교구장 주교에 의하여 임의로 해임될 수 있으나 교구장 직무 대행에 의하여는 참사회의 동의가 없는 한 해임될 수 없다.
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제 486 조 ① 교구나 본당 사목구들에 관계되는 모든 문서는 최대한의 주의로 보관되어야 한다.
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② 교구청마다 안전한 장소에 교구 문서고 즉 문서함이 설치되어, 거기에 영적이거나 현세적이거나 간에 교구의 업무들에 관한 증서들과 기록들을 일정한 순서로 정리하고 엄중히 봉하여 보관하여야 한다.
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③ 문서고에 보존되어 있는 문서들의 분류표 즉 목록이 각 기록의 간략한 개요와 함께 작성되어야 한다.
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제 487 조 ① 문서고는 잠겨져 있어야 하고 그 열쇠는 주교와 사무처장만이 가진다. 주교 또는 교구청의 청장과 동시에 사무처장의 허가가 없는 한 아무도 거기에 들어가면 안 된다.
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② 본성상 공적이고 당사자 본인의 신분에 속하는 문서들의 공증된 필사본이나 사진 복사본을 이해 당사자들은 몸소 또는 대리인을 통하여 받을 권리가 있다.
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제 488 조 주교 또는 교구청의 청장과 동시에 사무처장의 동의 아래 짧은 기간이 아니면 문서고에서 문서들을 꺼내 가면 안 된다.
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제 489 조 ① 교구청에는 또한 비밀 문서고, 또는 적어도 보통의 문서고 안에 그 장소로부터 움직여질 수 없게 고정되고 완전히 잠겨진 서류 선반이나 서류함도 있어야 하고, 거기에 비밀로 보존되어야 할 문서들을 극히 엄중하게 보관하여야 한다.
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② 윤리 도덕 문제의 범죄 사건들의 문서들은 그 범죄인들이 사망하거나 유죄 판결 후 10년이 지나면, 사실의 간략한 개요와 확정 판결문만 보존하고, 매년 파기하여야 한다.
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제 490 조 ① 주교만이 비밀 문서고의 열쇠를 가져야 한다.
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② 교구장좌의 공석 중에는 비밀 문서고나 문서함은 진정으로 필요한 경우에 교구장 직무 대행 자신이 아닌 한 열지 말아야 한다.
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③ 비밀 문서고나 문서함에서는 문서들을 꺼내 가지 말아야 한다.
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제 491 조 ① 교구장 주교는 자기 지역 내에 존재하는 주교좌 성당, 의전 사제단 성당, 본당 사목구 성당들 및 기타 성당들의 문서고의 기록 문서들과 문서들이 엄중히 보관되고, 또한 분류표 즉 목록들을 2통씩 작성하여 1통은 해당 문서고에, 다른 1통은 교구 문서고에 보관되도록 보살펴야 한다.
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② 또한 교구장 주교는 교구에 역사적 사료 문서고도 설치하고 그 안에 역사적 가치가 있는 문서들이 엄중히 보관되며 체계적으로 정리되도록 보살펴야 한다.
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③ 제1항과 제2항에 언급된 기록 문서들과 문서들을 열람하거나 대출하려면, 교구장 주교가 정한 규범을 지켜야 한다.
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